LA FACTURE ÉLECTRONIQUE : LE PASSAGE DU VIRTUEL À LA RÉALITÉ
La facture électronique est déjà une réalité depuis la loi MACRON du 6 aout 2015 pour les entreprises privées et pour les professionnels qui émettent des factures à destination de l’Etat depuis l’ordonnance du 26 juin 2014.
Avec la facture électronique, l’organisation du travail s’en trouve modifiée. Les factures sous format Word ou Excel vont devenir obsolètes au profit de la gestion de flux entre différents partenaires. Le passage à la facture électronique va engendrer obligatoirement un coût pour les entreprises. Il faut donc se préparer à ce changement.
Facture électronique : A QUOI CELA CORRESPOND ?
Pour qu’une facture électronique soit reconnue comme telle, elle doit répondre à différents critères.
Elle doit comporter toutes les mentions obligatoires.
L’émetteur de la facture électronique doit lui apporter la garantie de son authenticité et de son origine. Il doit également permettre de garantir l’intégrité de son contenu et sa bonne lisibilité.
Pour se faire, l’émetteur a le choix entre trois méthodes.
La première consiste à utiliser la signature électronique. Cinq conditions sont posées pour utiliser la signature électronique. Elle doit être authentique, infalsifiable, non réutilisable, inaltérable et irrévocable.
La seconde méthode consiste à utiliser l’Echange de Données Informatiques (EDI). Cette procédure, bien connue de certains secteurs professionnels, consiste à définir des codes pour diffuser un message normalisé. Ce message peut être diffusé en mode XML pour les plus courants, par EDIFACT pour certaines gestions commerciales…
La dernière méthode consiste à mettre en place au sein de l’entreprise un process qui permet de suivre de façon fiable (par des contrôles permanents et documentés) l’émission de la facturation par rapport à la prestation de services. Cela consiste à mettre en place un véritable audit interne dans l’entreprise.
Les deux premières solutions nous semblent les plus appropriées en termes de gestion. La dernière solution impose de mettre en place des procédures internes. Or ces dernières prennent beaucoup de temps dans leur formalisation et leur mise en place et sont aussi chronophages concernant leur suivi.
Quelles sont les règles de conservation des factures électroniques ?
En fonction des solutions utilisées, les délais de conservation sont différents. Pour une facture envoyée électroniquement, le délai est de trois ans. Trois années supplémentaires sont prévues au délai initial de trois ans pour toute facture émise sur un autre support.
Concernant le process de la signature électronique, le format original doit pourvoir être conservé six ans. Enfin pour le format EDI, il est exactement le même que pour celui de la signature électronique, c’est-à-dire six ans.
Autre point à rappeler : Ce délai de conservation d’une facture est porté à dix ans au niveau du droit comptable.
Pour ou contre la facturé électronique ?
La facture électronique présente certains avantages que ce soit au niveau de l’émetteur ou du récepteur.
Pour l’émetteur, une baisse des coûts liés aux frais de gestion de la facturation est attendue (zéro papier, absence de frais d’impression et de frais postaux…). La gestion de la facture en format électronique permet également de réduire les erreurs compte tenu que le format de la facture est normalisé.
L’émetteur doit aussi gagner en productivité car il gère des flux avec une meilleure visibilité sur son suivi d’envoi, son délai de paiement et ses relances d’impayés dans sa gestion commerciale. Enfin, l’archivage sera organisé de manière optimisée et garantira sa sécurité par la mise en place de process de sauvegarde.
Pour le récepteur, tout ou partie des mêmes avantages se retrouvent avec la notion de stockage informatisé de ses factures fournisseurs, avec la possibilité d’un paiement sécurisé et l’accès (souvent prévu) à un espace dédié sur le site internet de son fournisseur.
La loi a différencié le process entre l’émission de la facturation à un organisme d’Etat et l’émission de la facturation en « BE TO BE ».
Facture électronique avec l’Etat
Pour les professionnels qui émettent des factures à destination de l’état, un calendrier est défini de la manière suivante :
Depuis le 1er janvier 2017 : la facture électronique est obligatoire pour les grandes entreprises (1) et les personnes publiques ;
Depuis le 1er janvier 2018 : la facture électronique est obligatoire pour les entreprises de taille intermédiaire (2) ;
A compter du 1er janvier 2019 : la facture électronique est obligatoire pour les petites et moyennes entreprises (3) ;
A compter du 1er janvier 2020 : la facture électronique est obligatoire pour les micros-entreprises (4).
(1) Entreprises dont le chiffre d’affaires est supérieur à 1,5 milliard d’euros, dont le total bilan est supérieur à 2 milliards d’euros ou dont l’effectif est supérieur à 5000 salariés.?(2) Entreprises dont l’effectif ne dépasse pas 5000 salariés, et dont le chiffre d’affaires ou le total bilan n’excède pas 2 milliards d’euros.?(3) Entreprises dont l’effectif ne dépasse pas 250 salariés, et dont le chiffre d’affaires n’excède pas 50 millions d’euros ou le total bilan n’excède pas 43 millions d’euros.?(4) Entreprises dont l’effectif ne dépasse pas 10 salariés et dont le chiffre d’affaires ou le total bilan n’excède pas 2 millions d’euros.
Les services de l’Etat ont mis en place un système de récupération des factures s’appelant « Chorus Pro ». La fonctionnalité de cette plateforme, dédiée exclusivement au professionnel travaillant avec l’Etat, permet de saisir ou de déposer les factures de prestation et de voir leur état d’avancement (pris en charge, validation et paiement).
Cette plate-forme s’est adaptée aux marchés en autorisant une saisie de la facture de prestation ou de vente de marchandise. En effet, tous les professionnels ne sont pas équipés à ce jour d’un outil de gestion commerciale susceptible d’envoyer des flux sur ce service. Le professionnel qui n’a pas émis de facture électronique, va donc saisir sa facture sur cette plateforme fournie par l’Etat afin de rentrer dans le process.
Pour le professionnel, le passage à un outil de gestion commerciale engendre un coût non négligeable. A ce jour, un coût de près de 125 millions d’euros est avancé pour le passage des professionnels en général à la facture électronique.
Pour l’Etat, cette plateforme permet de rentrer dans le process de gestion des flux en dématérialisant la saisie comptable d’une facture fournisseurs. Ce nouveau mode de gestion doit permettre normalement de gagner du temps sur la validation et le paiement des factures fournisseurs. Le temps de manipulation de ces tâches devrait donc diminuer in fine, de même que son coût administratif. Ce temps gagné permettra de l’affecter à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Facture électronique entre professionnels
La loi du 6 août 2015 dite loi MACRON se porte sur l’activité entre professionnels. Cette loi reprend la philosophie du dispositif de la relation entre un professionnel et l’Etat. Elle impose au récepteur d’accepter la réception des factures sous format électronique par un émetteur utilisant ce process de gestion commerciale dans son activité.
Le calendrier de mise en place reste le même que celui mis en place pour la facturation électronique entre le professionnel et l’Etat :
Depuis le 1er janvier 2017 : acceptation obligatoire de la réception des factures en format électronique pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
Depuis le 1er janvier 2018 : acceptation obligatoire de la réception des factures en format électronique pour les entreprises de taille intermédiaire ;
A compter du 1er janvier 2019 : acceptation obligatoire de la réception des factures en format électronique pour les petites et moyennes entreprises ;
A compter du 1er janvier 2020 : acceptation obligatoire de la réception des factures en format électronique pour les micros entreprises.
La loi impose la réception d’une facture d’un client via son fournisseur.
Dans la pratique de tous les jours, une très grande majorité de factures sont toujours envoyées soit par courrier ou soit en format PDF via les mails. On retrouve de temps en temps le format XLM. Ce dernier format est utilisé si l’émetteur et le récepteur ont convenu d’une trame uniformisée pour l’intégrer dans l’outil de gestion comptable.
Certains secteurs d’activités utilisent le format EDI pour échanger leurs différents flux. Ce système est fluide et efficace dans la transmission des données.
La facturation sur les différents outils EXCEL ou WORD est en sursis. Chez nos voisins italiens, la facturation électronique sur le « BE TO BE » est devenue obligatoire pour pratiquement toutes les entreprises depuis le 1er janvier 2019.
La loi prévoit que certains secteurs comme certains professionnels de la santé, certaines associations sportives (avec une limite de chiffre d’affaires) ou certaines activités professionnelles (sous condition de seuils de niveau de chiffres d’affaires) soient exonérés. Ce qui signifie que toutes les autres activités sont soumises à cette loi.
Prenons un exemple concret
Prenons l’exemple d’un professionnel dont le chiffre d’affaires s’élève à près de 65 000 € et travaillant exclusivement avec des particuliers
Avec la loi MACRON, ce professionnel doit utiliser la facture électronique depuis le 1er janvier 2019. Il doit passer soit par des plateformes privées, soit par des éditeurs de logiciel de gestion commerciale ou soit par la plateforme publique.
L’école polytechnique de Milan par le biais d’une étude sur l’observatoire sur la facturation électronique a estimé une économie de 6.5 milliards d’euros par an pour le pays. Après 6 mois d’utilisation, les statistiques font ressortir que plus de 3,2 millions de professionnels ont émis plus d’un milliard de factures pour une marge d’erreur de 3 %.
Au niveau national, cette disposition de l’obligation d’une facturation électronique pour tout professionnel pourrait rentrer en vigueur avec un décret d’application rendant l’obligatoire l’émission de la facture sous format électronique et non sa réception comme le prévoit la loi d’aujourd’hui.
Il est certain que la gestion et les pratiques des entreprises françaises vont obligatoirement changer compte de tenu de l’impact de la gestion des flux entre l’émission et la réception des données de la facturation clients et fournisseurs.
Affaire à suivre !!!
